Evento
¿Qué es la organización de eventos?Un evento es un acto de comunicación que se celebra en directo. Por lo tanto la organización se convierte en un proceso en el que se diseña, planifica y se producen todas las acciones, preparativos y componentes necesarios para su celebración. ¿Su objetivo?El objetivo principal es reducir la aparición de problemas que puedan aparecer y que mermen sus efectos negativos, al tener preparado un plan de contingencia que permita reducir sus efectos. Aspectos claveLos asistentes, buscan tener cierto protagonismo, sentirse parte del evento, vivir una experiencia. Por lo tanto, la creatividad debe marcar la diferencia y ser la base de la organización del evento.Al tratarse de un acto en directo, es necesario contemplar durante la organización, todos los problemas que puedan surgir, y tener un “plan b” preparado para evitar sorpresa de último momento.Tener un equipo profesional preparado que sepa gestionar este tipo de actividades, y que tenga la capacidad suficiente de reacción para poder dirigir y resolver todos los contratiempos inesperados. ¿Cómo construir un programa?Menos Pasos, más Checklist1. Definición de objetivosEl primer punto que tratar en toda organización de eventos es establecer cuáles van a ser los objetivos que dirijan el mismo. Ya que esto afectará al diseño del evento y su enfoque.En este caso tendremos que establecer: quién va a ser el público del evento, qué es lo que pretendemos conseguir, qué imagen queremos transmitir… 2. Definición del eventoEstablecer el comité organizador: quiénes se van a encargar de realizar el evento, cómo va a ser su jerarquía, de que partes se van a encarga cada uno de los miembros.Establecer una fecha y una localización (que puede ser provisional), para poder empezar a organizar el evento y partir de unas bases.Y delimitar el número de asistentes que buscamos que asistan al evento; junto con el presupuesto del que va a disponer el equipo organizador. 3. Diseño del eventoDeterminación precisa y detallada de todas las actividades que se van a realizar en el evento y todos aquellos recursos que son necesarios e indispensables: equipo técnico (pantallas, cables, equipo estéreo …), equipo humano (conferenciante, azafatas, seguridad …), mobiliario (sillas, panfletos, merchandising…) y otras labores (cáterin, actividades, montaje…) Determinación de la estrategia de comunicación para transmitir el evento: Planificación del mail, método de inscripción o envío de la invitación a los asistentes, definición del protocolo del evento, diseño de una landing page para el evento, … Puesta en marcha del eventoMontaje y preparación de los recursos necesarios en la localización, preparación de las últimas necesidades, reunión final con el equipo encargado durante el evento, … Y comprobación de todos los canales, tiempos, materiales y componentes del evento. Análisis y feedbackAnálisis preciso del evento en el que tener en cuenta los imprevistos surgidos y sus resoluciones y todos los aspectos que se fijaron en los objetivos del evento, para poder conocer el alcance y la calidad del evento. No solo para fijar el resultado, sino también como proceso de aprendizaje para los próximos eventos que se realizarán.Por otra parte, también será necesario implementar un proceso de feedback con los asistentes para conocer su punto de vista, para conocer de manera externa cuales han sido los aspectos positivos y negativos del evento. ¿Cómo materializarlo?Uno de los puntos clave, que suele desatenderse habitualmente por la saturación de gestiones que se llevan a cabo constantemente es la comunicación entre el evento y los asistentes de este. Y, sin embargo, es uno de los más relevantes, ya que es lo que conecta a la empresa con sus asistentes.Por ello, es necesario disponer de una buena comunicación que facilite un canal de comunicación que conecte ambas partes: los organizadores con los asistentes. Y justo aquí, es donde entra Empática, una aplicación móvil que de manera sencilla y funcional permite conectar ambos bandos y mejorar la comunicación. Por un lado, permite informar a los usuarios de toda la programación del evento y añadir más información sobre las diferentes secciones de forma multimedia. Posibilita la segmentación de la información y de los contenidos por grupos, en caso de que el evento lo requiera; y la posibilidad de entablar conversación entre los asistentes y los organizadores; así como la creación de chats grupales que pueden servir como canal de resolución de preguntas y respuestas, o para transmitir información relevante para ciertas personas. Además, incorpora la opción de introducir los códigos de acceso al evento individuales; notificar a los asistentes de posibles cambios y recordatorios; servir como una plataforma de inscripción a las diferentes actividades del evento; y de espacio para formularios de satisfacción y feedback.